Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego, Biuro Kontroli i Audytu:

„Realizacja standardów kontroli zarządczej w wybranej jednostce organizacyjnej samorządu województwa, z uwzględnieniem sprawowanego nad nią nadzoru”

Wyniki audytu:

Stwierdzono, że w Filharmonii Opolskiej zostały wprowadzone wymagane standardy zarządzania określone przez Ministra Finansów. System kontroli zarządczej został opisany w Księdze Kontroli Zarządczej, w Jednostce jest prowadzona analiza ryzyka. Nieruchomości, będące we władaniu Filharmonii są dobrze utrzymane oraz wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem. Nieruchomości są zarządzane racjonalnie, część z nich jest wynajmowana, zgodnie z przedstawioną w trakcie zadania dokumentacją, na wrzesień 2019 r. saldo z przychodów najmu i dzierżawy wyniosło 127 965, 52 zł.

W ocenie audytorów dobrze prowadzona jest działalność promocyjna Filharmonii, co m.in. przekłada się na wysoki poziom zainteresowania widzów. Zgodnie z informacją dot. frekwencji i ilości koncertów organizowanych przez Filharmonie Opolską, w 2017 r. miało miejsce 662 wydarzeń (w tym koncerty symfoniczne, kameralne, impresaryjne, działalność edukacyjna, współorganizacja, spotkania, działalność wystawiennicza), a frekwencja ogółem wyniosła 119 180 tys. Osób. Odpowiednio w 2018 r. odbyło się 507 wydarzeń, a frekwencja przekroczyła 91 455 tys. osób.

Strona internetowa Filharmonii, jak i strona BIP jest dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych. Nas stronie zamieszczono informację na temat korzystania z budynku Filharmonii przez osoby niepełnosprawne.

Informacje wytwarzane w ramach systemu kontroli zarządczej w Samorządzie Województwa Opolskiego, w tym: programy działania Filharmonii, informacje o ryzykach, sprawozdania z działalności, informacje o stanie kontroli zarządczej są przekazywane przez kierownictwo Filharmonii do departamentu UMWO sprawującego nadzór nad działalnością Filharmonii. Wielkość poziomu dotacji organizatora, która zapewniać ma funkcjonowanie Filharmonii na poziomie umożliwiającym efektywną realizację celów i zadań statutowych oraz jej rozwój jest analizowana przez Kierownictwo Filharmonii, zgodnie z obowiązującymi w Samorządzie Województwa procedurami.

Zalecenia wydane w sprawozdaniach z przeprowadzonych zadań audytowych:

1. Dokumenty wewnętrzne, obowiązujące w Jednostce, w tym Regulamin organizacyjny oraz Struktura organizacyjna, powinny zostać dostosowane do postanowień statutowych, w szczególności w zakresie faktycznie obowiązującego podziału ról i odpowiedzialności pomiędzy Dyrektorem, a Zastępcą Dyrektora.
2. Należy uregulować pisemnie zastępstwa w Jednostce. W następstwie powyższego należy uzupełnić o odpowiednie zapisy zakresy czynności i obowiązków oraz wydać odpowiednie upoważnienia (jeżeli będzie to wymagane).
3. Należy zaktualizować karty zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników posiadających uprawnienia, w zakresie dot. pracy w systemie sprzedaży iKSORIS, w przypadkach, w których zakresy czynności wskazują niewykorzystywane już w Jednostce systemy sprzedaży.
4. Na stronie BIP Filharmonii Opolskiej należy uzupełnić informacje nt. przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpień, stanowisk, wniosków i opinii podmiotów ją przeprowadzających (zakładka Kontrole) stosownie do treści art. 8 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
   W zakładce Majątek należy zaktualizować informacje dot. majątku jednostki za 2018 r.
5. Należy dokumentować wyniki przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych ogłoszonych Komunikatem nr 3 Ministra Finansów z dnia 16.02.2011 r.

Sposób zrealizowania zaleceń:

1. Projekt Regulaminu Organizacyjnego wraz z załącznikiem Struktura Organizacyjna został przygotowany i przekazany do zaopiniowania przez radcę prawnego Jednostki. Następnie zostanie przekazany trzem organizacjom związkowym działającym w Jednostce w celu zaopiniowania. Następnie zostanie przekazany do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego (termin: 31.03.2020r.).
2. Uregulowanie pisemne zastępstw poprzez uzupełnienie zakresów czynności i obowiązków oraz wydanie odpowiednich upoważnień (termin: 31.01.2020r.)
3. Aktualizacja kart zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników posiadających uprawnienia, w zakresie dotyczącym pracy w systemie sprzedaży iKSORIS (termin: 31.01.2020r.)
4. Uzupełnienie na stronie BIP Jednostki informacji nt. przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpień, stanowisk, wniosków i opinii ją przeprowadzających (zakładka Kontrole) (termin: 17.01.2020r.)
   W zakładce Majątek zaktualizowano informacje dot. majątku Jednostki za 2018r. (termin: grudzień 2019r.)
5. Dokumentacja  wyników przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej (termin: 31.01.2020r.)