REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNYCH FILHARMONII OPOLSKIEJ IM. JÓZEFA ELSNERA
REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNYCH
FILHARMONII OPOLSKIEJ IM. JÓZEFA ELSNERA
I Ogólne zasady kontroli
§ 1
Regulamin niniejszy określa kompleksowy system kontroli wewnętrznej w oparciu o strukturę organizacyjną Filharmonii Opolskiej, stosownie do zakresu zadań komórek organizacyjnych.
§ 2
1. Kontrola całokształtu działań Filharmonii Opolskiej obejmuje wszystkie czynności, których celem jest stwierdzenie prawidłowości wyboru kierunków rozwoju, doboru i realizacji zadań.
2. W szczególności kontrola ma na celu:
- badanie zgodności postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,
- badania zgodności postępowania z obowiązującymi aktami wewnętrznymi tj.: zarządzeniami, instrukcjami, regulaminami i innymi dokumentami regulującymi prawidłową organizację wewnętrzną Filharmonii Opolskiej,
- kontrolę efektywności działań i realizacji zadań Filharmonii Opolskiej,
- badanie prawidłowości pobierania i gromadzenia środków, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków oraz udzielania zamówień publicznych,
- badanie oraz ocenę faktycznej realizacji procesów gospodarczych i innych rodzajów działalności oraz poprzez porównanie ich z zamierzeniami, wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w wykonaniu założonych zadań,
- ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości i ustalenie osób odpowiedzialnych za ich wystąpienie,
- wskazywanie sposobów i środków zmierzających do likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości.
§ 3
Badania i oceny winny być dokonywane z punktu widzenia legalności, sprawności organizacyjnej, celowości i rzetelności.
§ 4
Kontrola powinna być przeprowadzona w sposób umożliwiający:
- dostarczenie Dyrektorowi i Kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem oraz bezzwłoczne sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości lub nadużyć,
- zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności komórek organizacyjnych,
- inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywania sposobów i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości i nadużyć oraz umożliwiających ich szybką likwidację.
II Zasady organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej
§ 5
Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Dyrektor. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej.
§ 6
Czynności związane ze sprawowaniem kontroli wykonują z urzędu: Z-ca Dyrektora, Kierownicy, Z-cy Kierowników, Główni Specjaliści, Główna Księgowa, jak również wszyscy pracownicy zobowiązani do jej wykonywania w zakresie powierzonych im obowiązków.
§ 7
Szczegółowe zakresy kontroli wykonywane przez poszczególnych pracowników wynikają z treści zapisów znajdujących się:
- w Regulaminie Organizacyjnym,
- w Regulaminie Kontroli Finansowej,
- w bieżących zarządzeniach wewnętrznych,
- w Instrukcji Kancelaryjnej,
- w Regulaminie Zamówień Publicznych,
- w Zarządzeniu nr 4/2008 dot. wprowadzenia zasad w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nieprzekraczającej, wyrażonej w zł, równowartości 14 000 euro,
- w zakresach czynności,
- w niniejszym Regulaminie.
§ 8
Osoby zobowiązane z tytułu zajmowanego stanowiska do sprawowania kontroli mogą upoważnić wybraną osobę spośród swoich pracowników, z wyjątkiem pracowników odpowiedzialnych za wystawianie dokumentów podlegających kontroli – do wykonywania nałożonych na nich obowiązków z zakresu kontroli.
§ 9
W celu zapewnienia skuteczności kontroli wewnętrznej należy:
- przestrzegać ustalonego systemu dokumentacji i ewidencji zwłaszcza instrukcji kancelaryjnej oraz obiegu dokumentów finansowo – księgowych,
- przestrzegać procedury zamówień publicznych,
- przestrzegać odpowiedzialności pracowników za powierzony im majątek,
- nie dopuszczać do tego, aby pracownikowi wydającemu dyspozycje w zakresie gospodarowania majątkiem były również powierzone czynności polegające na wykonaniu tych dyspozycji,
- przestrzegać należytego systemu technicznej ochrony składników, majątkowych, zwłaszcza w zakresie zabezpieczenia pomieszczeń kasowych, magazynowych i administracyjnych oraz pomieszczeń kadry artystycznej (garderoby).
§ 10
Kontrola wewnętrzna jest sprawowana w postaci kontroli wstępnej, bieżącej oraz następnej.
- kontrola wstępna ma na celu zapobieganie niepożądanym działaniom związanym z dokonywaniem wydatków ze środków publicznych,
- kontroli wstępnej podlegają następujące dokumenty:
- projekty planów repertuarowych, harmonogramów prób i koncertów, - projekty umów cywilno – prawnych, porozumień, - zlecenia i zamówienia na dostawy, roboty, usługi, - dokumenty dotyczące obrotu składnikami majątkowymi i finansowymi, - dokumenty powodujące powstanie zobowiązania Filharmonii Opolskiej.
- kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi normami i przepisami,
- kontrola bieżąca obejmuje badanie czynności lub dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym w trakcie wykonywania czynności lub obiegu dokumentu.
- kontrola weryfikująca obejmuje badanie czynności lub dokumentów odzwierciedlających czynności już wykonane i opiera się na dowodach źródłowych.
§ 11
Kontrola merytoryczna jest to kontrola rzeczowa a także materialna ustalająca zgodność stanu faktycznego z planami, programami, dokumentami, ustalająca gospodarność i zgodność z przepisami.
§ 12
Kontrola formalna polega na ustaleniu czy określone dokumenty zostały wystawione w sposób prawidłowy pod względem formalno – prawnym.
§ 13
Błędy w dokumentach poprawiać należy wyłącznie poprzez skreślenie niewłaściwego zapisu i naniesienie właściwego oraz zaopatrzenie poprawki datą, parafką lub podpisem i pieczątką.
§ 14
Na dowód dokonania kontroli(dot. wszystkich kontroli),kontrolujący opatruje dokument datą i podpisem.
§ 15
Szczegółowy opis działań kontrolnych w zakresie kontroli finansowej zawarty jest w Regulaminie Kontroli Finansowej Filharmonii Opolskiej im. J. Elsnera.
§ 16
1. W razie ujawnienia w toku kontroli nadużyć kontrolujący jest zobowiązany:
2. W każdym przypadku ujawnienia nadużycia Dyrektor zobowiązany jest:
- niezwłocznie zawiadomić o tym bezpośredniego przełożonego a ten Dyrektora,
- jednocześnie zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia,
- podjąć decyzję o wstrzymaniu wykonywania czynności lub operacji,
- niezwłocznie podjąć kroki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości.
- zbadać czy nadużycie nie nastąpiło w wyniku zaniedbania obowiązków kontroli przez osoby do tego powołane,
- ustalić, jakie warunki lub okoliczności umożliwiły nadużycie,
- wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencje służbowe i prawne,
- przedsięwziąć w razie potrzeby środki w celu zapobieżenia powstania w przyszłości podobnych zaniedbań.
§ 17
W celu ujednolicenia dokumentacji kontroli wewnętrznej ustala się w odniesieniu do pracowników administracji i obsługi, iż każdy dział prowadzi teczkę kontroli wewnętrznej, w której odnotowuje się:
- liczbę porządkową,
- datę kontroli,
- imię i nazwisko osoby kontrolowanej,
- zakres kontroli i stwierdzone fakty oraz zalecenia i zadania terminowe do wykonania,
- podpis osoby kontrolującej,
- podpis osoby kontrolowanej.
§ 18
Zakresy kontroli wewnętrznej i odpowiedzialność:
- Dyrektor odpowiedzialny jest za prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej. Sprawuje ogólny nadzór nad prawidłowością i skutecznością tego systemu,
- Z-ca Dyrektora,Kierownicy, Z-cy Kierowników i Główni Specjaliści odpowiedzialni są za kontrolę i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań przez podlegające im stanowiska pracy,
- Dyrektor, Z-ca Dyrektora i Główna Księgowa odpowiedzialni są za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 30.06.2005r.o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.),
- Odpowiedzialność pozostałych pracowników określają imienne zakresy czynności, regulaminy, instrukcje i bieżące zarządzenia wewnętrzne FO.
§ 19
1. Do spraw nie uregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa.
2. Dokonywanie zmian w Regulaminie następuje w trybie zastosowanym do jego wprowadzenia.