Regulamin niniejszy określa kompleksowy system kontroli wewnętrznej w oparciu o strukturę organizacyjną Filharmonii Opolskiej, stosownie do zakresu zadań komórek organizacyjnych.

1. Kontrola całokształtu działań Filharmonii Opolskiej obejmuje wszystkie czynności, których celem jest stwierdzenie prawidłowości wyboru kierunków rozwoju, doboru i realizacji zadań.
2. W szczególności kontrola ma na celu:

• badanie zgodności postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,
• badania zgodności postępowania z obowiązującymi aktami wewnętrznymi tj.: zarządzeniami, instrukcjami, regulaminami i innymi dokumentami regulującymi prawidłową organizację wewnętrzną Filharmonii Opolskiej,
• kontrolę efektywności działań i realizacji zadań Filharmonii Opolskiej,
• badanie prawidłowości pobierania i gromadzenia środków, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków oraz udzielania zamówień publicznych,
• badanie oraz ocenę faktycznej realizacji procesów gospodarczych i innych rodzajów działalności oraz poprzez porównanie ich z zamierzeniami, wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w wykonaniu założonych zadań,
• ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości i ustalenie osób odpowiedzialnych za ich wystąpienie,
• wskazywanie sposobów i środków zmierzających do likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości.

Badania i oceny winny być dokonywane z punktu widzenia legalności, sprawności organizacyjnej, celowości i rzetelności.

Kontrola powinna być przeprowadzona w sposób umożliwiający:

• dostarczenie Dyrektorowi i Kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem oraz bezzwłoczne sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości lub nadużyć,
• zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności komórek organizacyjnych,
• inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywania sposobów i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości i nadużyć oraz umożliwiających ich szybką likwidację.

Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Dyrektor. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej.

Czynności związane ze sprawowaniem kontroli wykonują z urzędu: Z-ca Dyrektora, Kierownicy, Z-cy Kierowników, Główni Specjaliści, Główna Księgowa, jak również wszyscy pracownicy zobowiązani do jej wykonywania w zakresie powierzonych im obowiązków.

Szczegółowe zakresy kontroli wykonywane przez poszczególnych pracowników wynikają z treści zapisów znajdujących się:

• w Regulaminie Organizacyjnym,
• w Regulaminie Kontroli Finansowej,
• w bieżących zarządzeniach wewnętrznych,
• w Instrukcji Kancelaryjnej,
• w Regulaminie Zamówień Publicznych,
• w Zarządzeniu nr 4/2008 dot. wprowadzenia zasad w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nieprzekraczającej, wyrażonej w zł, równowartości 14 000 euro,
• w zakresach czynności,
• w niniejszym Regulaminie.

Osoby zobowiązane z tytułu zajmowanego stanowiska do sprawowania kontroli mogą upoważnić wybraną osobę spośród swoich pracowników, z wyjątkiem pracowników odpowiedzialnych za wystawianie dokumentów podlegających kontroli – do wykonywania nałożonych na nich obowiązków z zakresu kontroli.

W celu zapewnienia skuteczności kontroli wewnętrznej należy:

• przestrzegać ustalonego systemu dokumentacji i ewidencji zwłaszcza instrukcji kancelaryjnej oraz obiegu dokumentów finansowo – księgowych,
• przestrzegać procedury zamówień publicznych,
• przestrzegać odpowiedzialności pracowników za powierzony im majątek,
• nie dopuszczać do tego, aby pracownikowi wydającemu dyspozycje w zakresie gospodarowania majątkiem były również powierzone czynności polegające na wykonaniu tych dyspozycji,
• przestrzegać należytego systemu technicznej ochrony składników, majątkowych, zwłaszcza w zakresie zabezpieczenia pomieszczeń kasowych, magazynowych i administracyjnych oraz pomieszczeń kadry artystycznej (garderoby).

Kontrola wewnętrzna jest sprawowana w postaci kontroli wstępnej, bieżącej oraz następnej.

• kontrola wstępna ma na celu zapobieganie niepożądanym działaniom związanym z dokonywaniem wydatków ze środków publicznych,

• kontroli wstępnej podlegają następujące dokumenty:

– projekty planów repertuarowych, harmonogramów prób i koncertów,
– projekty umów cywilno – prawnych, porozumień,
– zlecenia i zamówienia na dostawy, roboty, usługi,
– dokumenty dotyczące obrotu składnikami majątkowymi i finansowymi,
– dokumenty powodujące powstanie zobowiązania Filharmonii Opolskiej.

• kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi normami i przepisami,

• kontrola bieżąca obejmuje badanie czynności lub dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym w trakcie wykonywania czynności lub obiegu dokumentu.

• kontrola weryfikująca obejmuje badanie czynności lub dokumentów odzwierciedlających czynności już wykonane i opiera się na dowodach źródłowych.

Kontrola merytoryczna jest to kontrola rzeczowa a także materialna ustalająca zgodność stanu faktycznego z planami, programami, dokumentami, ustalająca gospodarność i zgodność z przepisami.

Kontrola formalna polega na ustaleniu czy określone dokumenty zostały wystawione w sposób prawidłowy pod względem formalno – prawnym.

Błędy w dokumentach poprawiać należy wyłącznie poprzez skreślenie niewłaściwego zapisu i naniesienie właściwego oraz zaopatrzenie poprawki datą, parafką lub podpisem i pieczątką.

Na dowód dokonania kontroli(dot. wszystkich kontroli),kontrolujący opatruje dokument datą i podpisem.

Szczegółowy opis działań kontrolnych w zakresie kontroli finansowej zawarty jest w Regulaminie Kontroli Finansowej Filharmonii Opolskiej im. J. Elsnera.

1. W razie ujawnienia w toku kontroli nadużyć kontrolujący jest zobowiązany:

• niezwłocznie zawiadomić o tym bezpośredniego przełożonego a ten Dyrektora,
• jednocześnie zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia,
• podjąć decyzję o wstrzymaniu wykonywania czynności lub operacji,
• niezwłocznie podjąć kroki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości.

2. W każdym przypadku ujawnienia nadużycia Dyrektor zobowiązany jest:

• zbadać czy nadużycie nie nastąpiło w wyniku zaniedbania obowiązków kontroli przez osoby do tego powołane,
• ustalić, jakie warunki lub okoliczności umożliwiły nadużycie,
• wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencje służbowe i prawne,
• przedsięwziąć w razie potrzeby środki w celu zapobieżenia powstania w przyszłości podobnych zaniedbań.

W celu ujednolicenia dokumentacji kontroli wewnętrznej ustala się w odniesieniu do pracowników administracji i obsługi, iż każdy dział prowadzi teczkę kontroli wewnętrznej, w której odnotowuje się:

• liczbę porządkową,
• datę kontroli,
• imię i nazwisko osoby kontrolowanej,
• zakres kontroli i stwierdzone fakty oraz zalecenia i zadania terminowe do wykonania,
• podpis osoby kontrolującej,
• podpis osoby kontrolowanej.

Zakresy kontroli wewnętrznej i odpowiedzialność:

• Dyrektor odpowiedzialny jest za prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej. Sprawuje ogólny nadzór nad prawidłowością i skutecznością tego systemu,
• Z-ca Dyrektora,Kierownicy, Z-cy Kierowników i Główni Specjaliści odpowiedzialni są za kontrolę i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań przez podlegające im stanowiska pracy,
• Dyrektor, Z-ca Dyrektora i Główna Księgowa odpowiedzialni są za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 30.06.2005r.o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.),
• Odpowiedzialność pozostałych pracowników określają imienne zakresy czynności, regulaminy, instrukcje i bieżące zarządzenia wewnętrzne FO.

1. Do spraw nie uregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa.
2. Dokonywanie zmian w Regulaminie następuje w trybie zastosowanym do jego wprowadzenia.